Etkili tanıtım: kurumlar için stratejik iletişim semineri, Tüsev’den Sezin Dereci tarafından yönetilmiş, Chicago’da kurulmuş olan ve kuruluşlara etkili bir şekilde kuruluşlarını tanıtmalarına ve medya yoluyla mesajlarını iletmede yardımcı olarak dijital ve sosyal platformları en etkili şekilde kullanmalarını sağlayan Jasculca Terman isimli kuruluşta çalışan Maureen Meehan ve Bess Featherstone tarafından yürütülmüştür. Seminerde ilk olarak kuruluşun hikayesi etkili bir şekilde nasıl hazırlanır, daha sonra bu hikaye aktarılırken nelere dikkat edilmeli üzerinde çalışmalar yapıldı ve en sonunda birebir görüşme simülasyonları yapılarak tamamlandı.

Bu kurumlar için stratejik iletişim makalesi, Learning For Youth kurulmadan önce çalıştığımız Martı Derneği sürecinde hazırlanmıştır. Yararlı olduğunu düşündüğümüz için bu sitede de yayınlıyoruz. Bu makaleyi takiben reklam senaryosu ile ilgili makalemizi de okumanızı tavsiye ederiz. Kurumunuzun tanıtımını başarıyla yapmanız veriminizi artıracaktır. Tanıtım kategorisinde diğer makalemiz Reklam Senaryosu ‘unu da okumanızı tavsiye ederiz.

İçindekiler

Etkili tanıtım: Hikaye Hazırlama
Etkili tanıtım için önemli notlar
Bir görüşmeye (basın, gazeteci vb.) giderken hazırlık aşamaları
Etkili tanıtım için görüşme sırasında dikkat edilecekler
Sonuç

Etkili Tanıtım: Hikaye Hazırlama

Etkili tanıtım: Kurumlar için stratejik iletişim seminerinde, ilk olarak tanışma bölümünde herkesin kuruluşunu kısaca tanıtması istendi. Daha sonrasında bir hikaye çemberi çizildi.

Çemberin en dışı kuruluşunuz ne kuruluşudur, ne zaman kurulmuştur, kaç kişiden oluşur, hedef grubu nedir gibi tanımlayıcı cevapların verildiği çemberdir. Orta çembere, kuruluşunuz hedeflerine nasıl ulaşır, bölümleri nelerdir, etkinlikleri nelerdir gibi sorulara cevap verilir. En içteki çemberde de kuruluşunuzun amacı nedir, neden kurulmuştur gibi soruların cevapları yazılır. Konuşmacılar ilk tanışma anında herkes kuruluşunu tanıtırken çemberin dışından içine doğru anlatıldığına dikkat çektiler. Gerçekten de herkes ilk olarak kuruluşunun tanımladı, daha sonrasında bölümlerinden ve

NE

NASIL

NEDEN

etkinliklerinden bahsetti ve en sonra amaçlarına yer verdiler. Fakat etkili hikaye anlatımında en önemli şey çemberin içinden dışına doğru gitmektir. Her şeyden önce, her zaman kurum tanıtılırken ilk başta neden böyle bir kuruluşa ihtiyaç var, amacınız toplumdaki hangi eksikliğe soruna parmak basmaktadır bunlardan bahsedilmedi. Daha sonrasında kurumun etkinliklerine ve amaçlarına ulaşmak için nasıl bir yol izlediğinden bahsedilmeli ve en sonda da kuruluşun tanımına yer verilmeli. Örneğin, aşağıdaki video:

Etkili Tanıtım için önemli notlar:

  • Neden bölümünde problemden bahsederken negatif bir cümle kurulmamalıdır, olumluya çevirerek aktarılmalıdır. Örneğin: “Gençler ilgi alanlarında nasıl proje yapacaklarını ve kendilerini nasıl geliştireceklerini bilmiyorlar” yerine “Biz …. derneği olarak gençlerin fikirlerini hayata geçirebilmek için ihtiyaçları olan kaynaklara ulaşımlarının sağlanması gerektiğine inanıyoruz” ve “Biz … derneği olarak gençlere fırsatlar tanındığında kendi yeteneklerini uygulama fırsatı bularak fikirlerini hayata geçirecek projeleri başarıyla tamamlayacaklarına inanıyoruz” denilmeli.
  • Dernek içinden ve dışından kişiler eleştirileriyle hazırlanan hikayeye yardımcı olmalı. Onların geri dönüşlerini dikkate almak yararlı olur.
  • Mesela, birden fazla sorun ve birden fazla amaç varsa: Her amaç için çemberin farklı versiyonları hazırlanıp görüşmeye gidilen yere göre hikaye seçilir.
  • Aynı şekilde, eğer birden fazla departman varsa, her departman için farklı çember hazırlanabilir.

Bir görüşmeye (basın, gazeteci vb.) giderken hazırlık aşamaları

Etkili tanıtım, kurumlar için stratejik iletişim için basın görüşmeleri hayati önemdedir.

– Zihniyet olarak hazırlanma

Kesinlikle, her zaman olumlu düşünerek bir görüşmeye gidin. Ek olarak, bunun mesajınızı iletmek için iyi bir fırsat olduğunun farkında olun.

– Strateji belirleme

Önce, elde etmek istediğiniz sonucu belirleyin. Bu görüşme sonucunda ne istiyorsunuz? Sonra, ses tonunuzu, hal ve tavrınızı kontrol edin. Bu görüşmenin kimlere ulaşacağını (dinleyicinizi) düşünüp ona göre bir strateji belirleyin.

– Etkili tanıtım için mesaj oluşturma

Objektifinizi öne çıkarak 3 veya 4 mesaj belirleyin. Bu mesajları olabildiğince kısa ve öz tutmaya çalışın. Her mesaj için çemberin içinden “Neden” sorusundan başlayın. Gazetelere manşet olacak güçlü ve aktif kelimeler ve cümleler kullanarak mesajınızı aktarın

Stratejik iletişim adımları:

1- Neden böyle bir proje yaptık

2- Şimdiye kadar gözlemlediğimiz etkileri veya beklenen etkileri

3- Ana mesaja geri dönüş

4- Malzemeyi bilme

Kısaca, mevcut durum analizi yapın, sayılara ve verilere yer verin. Görüşmeye giderken bu verilerin ve sayıları ufak notlar halinde yanınızda götürün. En zor sorulara cevaplar hazırlayın.

– Görüşme atmosferine hakim olma

Görüşmeye giderken kimle görüşeceğinizi, onun aracılığıyla asıl ulaşacağınız kişileri ve dinleyicilerinizi tanıyın. Onların sahip olabileceği önyargıları ve beklentilerini bilin, buna göre hazırlık yapın. Medya röportajlarında, röportaj yapan kişinin aracı olduğunun farkında olun ve mesajlarınızı asıl dinleyicilere göre hazırlayın. Televizyon programı ise odanın şeklini, nerede oturacağınızı ve sizden önce ve sonra çıkacak konuşmacıları öğrenin. Size ayrılan süreyi bilin ve her zaman daha azı için hazırlıklı olun.

Etkili tanıtım için görüşme sırasında dikkat edilecekler

Kurumlar için stratejik iletişim ile ilgili, basınla görüşmeler sırasında neler yapılması aşağıda listeledik

– Mesajınızla başlayın

Açılış cümlenizle görüşmenin içeriğine bir çerçeve hazırlayın. Mesajlarınızı cevabınızın başında verin, tüm cevabınıza yaymayın. İlk soruya cevap verirken tüm mesajlarınıza değinin. Her zaman ilk cevabınızda asıl mesajınızı aktarmaya özen gösterin.

– Etkili Tanıtım için röportajlarda dikkat edilmesi gerekenler

  • Odaklanın ve savunmaya hazır olun
  • En iyi ve en sevimli halinize bürünün
  • Sorulan soruya cevap verin, mesajlarınızı iletin ve durun. Konuşmaya devam ederek konudan sapmayın.
  • Tekrar edin, tekrar edin, tekrar edin. Mesajınızı tüm görüşme boyunca tekrar edin. Sizinle 40 dk röportaj yapıp da sadece iki cümlenize yer verebilirler ve bu iki cümlenizin mesajınız olmayan iki cümle olmasını istemezsiniz.
  • Her zaman kayıttaymış gibi hareket edin. Röportaj yapacak kişiyle karşılaştığınız andan ayrıldığınız ana kadar her hareketiniz her cümleniz kayıttaymış gibi davranın.

– Mesajlarınızın hepsini aktarın

Bir şekilde tüm mesajlarınızı aktarmaya çalışın. Sorulan sorunun cevabı sizin mesajınız olmasa bile belli kalıplarla konuyu tekrar mesajınıza çekin. Örneğin: “Evet güzel bir soru ama burda asıl önemli olan …….” veya “Buradan giderken hatırlamanız gereken şey ……”

– Listeler kullanın

Önemli noktaları not ettiğiniz listeleri yanınızda bulundurun. Bu sayede hiçbir mesajınızı unutmazsınız ve daha düzenli bir şekilde tüm mesajlarınızı aktarabilirsiniz.

– Dinleyin

Aslında en basit ama çoğu zaman yapmayı unuttuğumuz şey: Dinlemek. Çoğu zaman ne söyleyeceğimizi düşünürken karşı tarafı dinleyemeyiz. Ne söyleyeceğinize odaklanmayın ve karşı tarafın sorusunu dikkatle dinleyin. Soru anladığınızdan emin olun. Size sorulmayan bir soruyu cevaplamayın ve konudan sapmayın. Eğer birden fazla soru sorulduysa tercih ettiğiniz bir soruyu yanıtlayın.

– Kriz yönetimi

Sorulan soru sizi zor duruma düşürecek bir soruysa krize gitmeden bir şekilde yanıtın yönünü değiştirin. Dinleyicilerinizi düşünün ve zor durumda kalacağınız soruları yanıtlamayın, o soruları kullanarak mesajlarınızı iletin.

– Vücut dili

İlk önce, göz temasında bulunmaya önem verin, dinleyicilerle ve konuştuğunuz kişilerle göz teması kurun. Daha sonra, kapalı ve sade giyinmeye özen gösterin, dikkat dağıtacak takılar takmayın. Heyecanlandığınızda derin nefes alıp verin. Her zaman gülümseyi unutmayın. Gözler sizin üzerinizde olmasa bile başka şeylerle ilgilenmeyin, her zaman dikkatle dinliyormuş gibi bir ifadeniz olsun. Konuşma sırasında ılık su için. Hazırlanırken tekerlemer söyleyin.

Sonuç

Sonuç olarak, özellikle ellerinde fazla fırsat olmayan sivil toplum kuruluşlarının mesajlarını iletmeleri için, en önemlisi de yanlış bildikleri şeyi düzeltmeleri için yararlı olacaktır. Martı Derneği adına seminere katılarak bu notları alan Ezgi Küçükdeğer, daha sonra bunları makale haline getirmiş ve burada yayınlanmaktadır.

Bu arada, bültenimize abone almayı unutmayın

Ayrıca, sorularınız olursa, Facebook grubumuzda sorabilirsiniz!